Trabalhei por vários anos na área de gerenciamento de projetos de informática. Uma das tarefas mais importantes é o planejamento das tarefas de toda a equipe. E era muito fácil: você usa o MS Project, ou algum software semelhante, coloca as tarefas, os recursos necessários (pessoas) e o tempo estimado e pronto! O único problema é que os projetos de TI são famosos no mundo inteiro por mais de 80% estarem com prazos errados. Por que será?

E a mesma coisa funciona para os projetos na nossa vida. Por alguma inspiração, ou pressão externa, a pessoa lista algumas atividades na sua agenda e acha que na data programada vai atingir os objetivos. Simples assim. Mas será que funciona?

Por que está errado?

Um planejamento linear de tarefas, considerando que você manterá a mesma produtividade por diversas horas ou dias, só se aplica a máquinas! Teoricamente, as máquinas e os robôs trabalham da mesma maneira linearmente e nós, seres humanos com emoções e as vezes doentes, trabalhamos ciclicamente. Tudo é cíclico para nós: sono, respiração, a vida e neste caso, a nossa capacidade de produzir.

Então, digamos que você planejou 4 horas de estudo. Serão realmente 4 horas? De qualidade? Ininterruptas? Ou que amanhã você fará tudo aquilo que está na agenda?

Mesmo que você controle as distrações e interrupções, seu nível de foco e energia é cíclico durante o dia e mesmo durante a semana. Você lembra que anos atrás estava na moda o biorritmo? Então é o mesmo princípio.

Lembrem-se, seus recursos mais valiosos: seu foco e sua energia são cíclicos. Mesmo que você tenha tempo, se não tiver energia não vai conseguir usar o tempo com produtividade, vai ficar enrolando.

Como o foco é cíclico?

Vamos pedir ajuda aos universitários aqui. Ou os professores deles...

Por definição, O ritmo ultradiano é um período recorrente ou um ciclo repetido através de um dia de 24 horas.

O entendimento básico é que nossa mente pode focar em alguma tarefa por 90 -120 minutos. Depois um intervalo de 20-30 minutos é necessário para nos recarregarmos a fim de atingir uma nova alta performance para nossa próxima tarefa. Aqui uma representação do ritmo ultradiano:

E a energia?

A energia também por definição assume a forma de ondas. Vem e vão... Não são lineares.

No coaching de alta performance, adotamos o trabalho do pesquisador Tony Schwartz que sugere:

Gerencie sua energia e não seu tempo.

Nós temos basicamente que lidar com 4 tipos de energia durante o nosso dia:

Energia física – Quão saudável e disposto você está?

Energia emocional – Qual é o seu humor? Quão feliz você está?

Energia emocional – Quão bem você consegue focar sua atenção em algo?

Energia espiritual – Qual é o seu propósito e quão conectado você está com ele?

Ao continuamente ativar e aumentar o seu estoque destas energias, você estará apto manter um nível de alta performance no seu dia. Por outro lado, se você estiver desmotivado, por acaso, conseguirá manter a atenção para preparar um relatório ou sequencia de reuniões? Se estiver cansado, conseguirá ser paciente e disponível para colegas e clientes? Por aí vai...

Dicas para aumentar sua produtividade

- Planeje seu tempo em intervalos de 90-120 minutos. Use algum tipo de aviso para te lembrar que deve mudar de tarefa. Se quiser saber uma técnica para isto pesquise por Pomodoro.

- Estabeleça no máximo 4 grandes metas para o dia que possam ser trabalhadas nos ciclos de 90-120 minutos. Se a meta levar mais tempo, diminua o número de metas para o seu dia.

- Seu foco é muito valioso e precisa ser preservado. Elimine as distrações de e-mails, mensagens, interrupções enquanto você está no seu tempo produtivo. Multitarefa destrói a produtividade.

- Crie rotinas saudáveis que implemente atividades para aumentar cada uma das 4 energias. Por exemplo: 30 minutos de exercícios todos os dias.

- Planeje o seu descanso de forma que realmente descanse. Lembre-se a energia focada é mais produtiva do que tempo disponível.

- Conecte-se com seu propósito ao começar o seu dia, assim poderá desenvolver sua energia espiritual. Eu medito todos os dias ao acordar.

Se você quiser saber mais ou ter ajuda para implementar estas técnicas no seu dia, conduzo regularmente , junto com minha equipe, seminários de coaching essencial. O gerenciamento da energia é uma das minhas técnicas preferidas e o resultado que o pessoal consegue é muito bom.

Saiba mais em: www.seminariocoaching.com.br

Sobre o autor: Rodrigo Ambros é coach e diretor da Esense Treinamentos é também professor de meditação com 30 anos de experiência, palestrante e instrutor de treinamentos de liderança e desenvolvimento pessoal. Criou o Modelo dos Elementos da Natureza Humana que aplica em diversas áreas. Especialista em Mental Training.