Não é de hoje que empresas dos mais variados tamanhos têm sofrido com a alta dos preços causada em grande parte pelo efeito da contingência sanitária, atualmente acentuada na China e no Sudeste Asiático, pelo lento retorno dos trabalhadores às atividades produtivas e, também, pela guerra em curso em parte da Europa.

Assim, governos de todo o mundo têm oferecido programas econômicos que buscam desacelerar os efeitos desse fenômeno preocupante. Embora tenham sido úteis em curto prazo, a verdade é que esses programas econômicos não foram suficientes para conter a instabilidade dos mercados e a desaceleração das cadeias de abastecimento.

E as empresas também enfrentam muitas incertezas nesse campo. A maioria delas sofreu uma queda abrupta em seus respectivos processos produtivos ao longo dos dois últimos anos, de modo que a inflação atual só vem para complicar ainda mais o retorno à normalidade.

O problema das entidades econômicas é que elas não sabem quando e como esse fenômeno vai terminar, o que dificulta bastante as decisões de compra, investimento, contratação e solicitação de crédito. Por isso, é tão importante que elas saibam como e em que gastar os recursos disponíveis.

Ao vivenciarmos um quadro inflacionário é muito fácil constatar como um montante de capital de que dispúnhamos já não é mais suficiente para comprar o mesmo que antes. Esse quadro, naturalmente, afeta a todos nós, mas é especialmente brutal para as organizações e os indivíduos que dispõem de menos recursos financeiros e acesso reduzido aos serviços financeiros disponíveis.

A volatilidade do mercado impacta diretamente as empresas - principalmente aquelas que não contam com um controle real e efetivo sobre o orçamento. E quando ocorre um desequilíbrio na gestão das receitas e das despesas dessas empresas, é comum que surjam duas situações a serem enfrentadas:

• A primeira tem a ver com o aumento das despesas/compras, ao mesmo tempo que, devido aos atrasos nas cadeias de suprimentos, os fornecedores não têm recursos e nem insumos para atender à demanda existente. Isso leva à incapacidade de atender aos pedidos recebidos, gerando um desequilíbrio nos depósitos das empresas e provocando uma experiência ruim de serviço e atendimento aos seus clientes.      

• A segunda ocorre quando uma empresa que não tem clareza sobre os próprios rendimentos realiza compras, investe ou solicita empréstimos sem conhecer a capacidade de liquidez dela, o que a leva à criação de uma lacuna – cada vez maior – nas finanças da empresa. O grande risco em casos como esse é gerar um endividamento tão expressivo que acabe por comprometer a capacidade operacional da sua empresa e gerar atrasos em áreas essenciais.

Essa é apenas uma amostra do cenário que as empresas estão enfrentando atualmente. Poderíamos, ainda, falar de outras despesas, como: viagem, gestão de compras, novas contratações, aquisição de equipamentos etc. 

Portanto, é muito importante promover uma ampla economia de custos, acelerar a transformação digital e abordar os silos organizacionais a fim de alcançar melhores resultados coletivamente. Além disso, é urgente obter maior visibilidade e controle sobre os gastos e a liquidez, a fim de mitigar riscos de terceiros e aumentar a agilidade de adaptação da empresa aos eventos do mercado.

Tecnologia como aliada

Naturalmente, não se trata apenas de quanto se gasta, mas também é muito importante saber no que os recursos estão sendo empenhados. Para explicar melhor esse assunto, aqui vai um dado interessante: durante a pandemia, de acordo com uma pesquisa internacional realizada pela nossa companhia, quase 75% das empresas enfrentaram problemas na cadeia de abastecimento, o que fez com que muitas delas se tornassem altamente vulneráveis​​a mudanças bruscas no modo de operação delas.

É pouco provável que isso seja uma solução rápida, mas as empresas precisam encontrar maneiras de tornar suas cadeias de suprimentos muito mais centradas no cliente, a fim de impulsionar o crescimento e a sustentabilidade, ao mesmo tempo em que continuam a reduzir os custos e os riscos operacionais gerais. Portanto, a tecnologia de gerenciamento de gastos de negócios (Business Spend Management - BSM) pode ser a solução.

Essa é uma área de processo crítica que explora o valor dos dados compartilhados nos processos de negócios das empresas. Assim, todos os tipos de despesas e processos - desde a compra de materiais, viagens e despesas relacionadas, mão de obra, tesouraria, financiamento da cadeia de abastecimento, entre outros - são reunidos em apenas uma plataforma, com um modelo de informação comum para todos os clientes e fornecedores.

Essa ferramenta oferece às organizações a capacidade de identificar eventuais gastos excedentes e reinvesti-los. Mas não para por aí. Por meio dela, as informações sobre fornecedores e outros terceiros são compartilhadas entre as áreas de compras, contas a pagar, tesouraria, jurídico, recursos humanos, tecnologia da informação (TI) e usuários finais.

As empresas que implementaram essa ferramenta já registram benefícios bastante claros:

• Redução de 10 a 15% na incidência de despesas diretas e indiretas
• Redução de 20 a 25% nos custos operacionais gerais
• Mais de 15% de redução dos gastos com vendas e das despesas gerais e administrativas

Assim, no contexto atual, adotar essa tecnologia é uma solução muito útil e prática para enfrentar a volatilidade que deriva do cenário atual de inflação. Ao contar com um controle claro e preciso da gestão do orçamento confere às organizações a capacidade de decidir como e onde alocar os recursos financeiros disponíveis, bem como de antecipar e projetar quais serão os planos futuros da empresa.